Secrétariat

Programme du module

Objectif général :

-maîtriser les techniques, les méthodes et outils nécessaires pour assumer toutes les tâches de secrétariat au sein de l’entreprise artisanale

- se doter des outils, informatiques notamment, et de l’organisation les plus adaptés pour être efficace et productif

Contenu :

- l’environnement informatique et l’évolution des tendances de l’informatique, les outils bureautiques et leurs applications, les outils de télécommunications et de paiement, l’organisation administrative

Méthode pédagogique :

- exercices pratiques appliqués à des situations concrètes d’entreprises artisanales

Introduction

Rappel rapide des bases de l’informatique et présentation des nouveaux outils

- l’identification des différents éléments de l’ordinateur : l’unité centrale, la souris, le clavier, le système d’exploitation, les périphériques (disque dur, imprimante, lecteur, CD, graveur…), les outils de sauvegarde, les outils réseaux (modem, fax électronique, ADSL …), les réseaux internes

- l’organisation du poste périphérique : organisations des applications (raccourcis, installations réduites,r épartition entre les postes …)

- l’organisation des fichiers (répertoire, dossiers …)

la Bureautique

La rédaction et la mise en page sous traitement de texte

- la création de courriers

- le publipostage

- la rédaction des correspondances : rappel des règles d’orthographe et de grammaire, principe de rédaction de lettres (présentation et formules), études de cas (relatives à la commande de matériel, lalivraison, les transports, les banques, les assurances, les services financiers, la facturation, les impayés, les consignes, le règlement intérieur, autres …)

- la mise en forme de documents : révision du clavier, présentation des outils d’auto formation et frappe(lettre, symbole, chiffre …), règles de mise en page et élaboration de documents type (texte, lettre,fax, devis, facture, bon de livraison de courriers, plannings, avoirs, tableau chiffré, enveloppe normalisée PTT/enveloppe non normalisée, document préimprimé)

- la présentation de logiciels graphiques

Les outils de télécommunication

- téléphonie : les offres des opérateurs de télécommunications (fonctionnalités techniques, tarification, services, mise en concurrence …), la place du téléphone et la rentabilisation de son utilisation, le renvoi de lignes, l’utilisation d’un répondeur, le choix d’un mobile

- modem, télécopie, minitel

- internet

- messagerie électronique : recherche d ’informations (navigateur, réglementation, nouveaux produits,fou rnisseurs …)

- communication et commerce électronique

Qu'est-ce que le métier de secrétaire ?

Saisit et présente des documents (courriers ou rapports) pour un service ou pour un chef hiérarchique, à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte. Trie, dépouille, classe des documents, transmet le courrier et organise matériellement les déplacements et les rendez-vous de son chef hiérarchique. Transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact entre le service et l'extérieur.

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Date de dernière mise à jour : 03/10/2011

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